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Description
L'organizzazione di seminari e conferenze negli utlimi anni è stata fortemente influenzata dalla pandemia di covid-19.
Nel primo periodo della pandemia, molti eventi sono stati cancellati o tenuti completamente online, utilizzando strumenti di videoconferenza come ZOOM o MS Teams. Successivamente, grazie a vaccinazioni e immunizzazioni su larga scala, è stato possibile organizzare nuovamente grandi eventi in presenza. Tuttavia, date alcune restrizioni locali alle persone temporaneamente colpite da Covid-19, era comunque necessario prevedere modalità online per i partecipanti che non potevano partecipare in presenza, avendo di fatto eventi ibridi con partecipazione sia da remoto che in presenza.
In questo contributo descriviamo l'esperienza con la piattaforma ZOOM-Events utilizzata per ICHEP 2022 (International Conference on High Energy Physics), tenutasi a Bologna nel luglio 2022, con circa 1100 partecipanti in presenza e 300 collegati da remoto. ICHEP 2022 è stata la più grande conferenza in ambito HEP tenuta in modalità ibrida che includeva la possibilità di presentare da remoto.
Nel dettaglio, presenteremo come è stata configurata la piattaforma ZOOM Events per la gestione delle numerose sessioni parallele, la concessione dell'accesso ai partecipanti e come abbiamo affrontato le problematiche emerse nelle fasi organizzative.
