ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting

Tuesday 21 Dec 2021, 15:00 → 17:00 Europe/Rome

online

Lorenzo Bellagamba (INFN Bologna), Paolo Giacomelli (INFN Bologna)

 

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Meeting ID: 617 2282 1476
Passcode: 528612

Minute riunione LOC 21/12/2021

Finalizzazione conveners sessioni parallele
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Durante la discussione sono state riguardate le proposte per tutte le 17 sessioni e suggeriti alcuni minimi aggiustamenti. Alcuni dei conveners locali non erano presenti alla riunione e sono stati contattati per commenti sugli aggiustamenti proposti alle loro sessioni.
Prima delle feste la lista sara' inviata allo IAC per approvazione ed eventuali commenti.

Comunicazioni:
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- Concorso logo: la deadline per la sottomissione delle proposte era il 15 dicembre alle 13:00. C'e' stata una larghissima partecipazione molto superiore alle attese (circa 350 partecipanti diversi dei quali con proposte multiple). La commissione giudicatrice e' composta dai seguenti membri: F. Cavallo (INFN Bologna, Presidente), A. Cervelli (INFN Bo),  F. Cuicchio (INFN, Ufficio Comunicazione), F. Guida (AIAP, Politecnico di Milano), P. Giacomelli (INFN BO), L. Capriotti (INFN BO, supplente), L. Fabbri (UniBO, supplente), I. Garzia (UniFE, supplente), L. Bellagamba (INFN BO, supplente). Il lavoro di valutazione sara' molto impegnativo, e' gia' cominciato e si concludera' lunedi' 10 gennaio 2021.
- Indico: Roberto sta procedendo con la preparazione delle form di registrazione e sottomissione abstract in contatto con Noema per quanto riguarda la procedura di pagamento. Sarebbe opportuno se tutti facessero dei test (Roberto circolera' un mail a riguardo non appena saranno stati fatti gli ultimi aggiustamenti) e segnalasse eventuali problemi o difficolta'.

Prossima riunione: martedi' 11 gennaio ore 15:00
Gruppi di lavoro:
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- Sponsors
Presentato un riepilogo dei finanziamenti di supporto confermati dalle istituzioni contattate. E' gia' stato superato il limite superiore (80 KEuro) del range previsto. DESY, uno dei maggiori laboratori europei, sta cambiando il direttore e non ha ancora risposto. Nei prossimi giorni manderemo un reminder al direttore attualmente in carica ed al nuovo che subentrera' ad inizio febbraio.
Francesca Cuicchio ha preparato una bozza di brochure con le offerte per gli sponsor aziendali (allegata all'agenda), nei prossimi giorni sara' finalizzata, pubblicata sul sito e fatta circolare tra le compagnie potenzialmente interessate.
- Comunicazione ed outreach
Si e' svolta una riunione congiunta tra i gruppi di comunicazione ed outreach per programmare l'attivita' dei canali social. Il piano e di partire con almeno due post a settimana dal 10 gennaio ed occorre quindi cominciare a preparare il materiale (storia della conferenza, notizie interessanti sulle edizioni precedenti, notizie sulla citta' e sull'Universita' ...) Tutti sono invitati a contribuire, e' stata creata una mailing list per tenersi aggiornati e partecipare alle attivita': ichep2022_socialnet@lists.infn.it
Siamo in contatto con Silvia Biondi (ex assegnista INFN con esperienza nel campo dell'outreach e della comunicazione social) a cui molto probabilmernte affideremo il compito di coordinare le attivita' dei canali social.

15:00 → 15:20 Comunicazioni

• Concorso logo
• Brochure per sponsor aziendali
• Stato Indico (apertura registrazioni e sottomissioni abstract)

Speakers: Lorenzo Bellagamba (INFN Bologna), Paolo Giacomelli (INFN Bologna)

depliant_ichep sponsor_doppia_bassa.pdf

15:20 → 16:00 Finalizzazione lista conveners

Speakers: Alessia Bruni (Istituto Nazionale di Fisica Nucleare), Mauro Villa (Istituto Nazionale di Fisica Nucleare), Pietro Antonioli (Istituto Nazionale di Fisica Nucleare)

Conveners-ranked-list(1).xlsx