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ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting
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Description
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https://cern.zoom.us/j/61722821476?pwd=MEIyQ2k5YTUyQlpZYjVUZ01PdzJSdz09
Meeting ID: 617 2282 1476
Passcode: 528612
Minute riunione LOC 08/02/2022
Comunicazioni
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- Iscrizione alla conferenza per i membri del LOC: per far fronte alle scadenze di pagamento del contratto con Bologna Congressi (rata in scadenza il 15/03/2022) e' necessario che i membri del LOC si iscrivano pagando le fee al piu' presto. Nei prossimi giorni parleremo con i coordinatori dei gruppi per verificare se il budget a loro disposizione e' sufficiente o se occorre aiuto da parte degli esperimenti e concorderemo con l'amministrazione come procedere per i rimborsi. A breve sara' fatto circolare un mail con le istruzioni.
- Sito web: e' stato sostituito il banner provvisorio con uno nuovo prodotto da Giovanni Pante' (vincitore del concorso per il logo) ed in linea con la grafica di logo e poster. Si e' concordato di richiedere a Pante' alcuni aggiustamenti al banner e di inviargli i testi ed il materiale da inserire nel poster per produrre una versione finale da far circolare a stampa e via mail.
- Candidati conveners: Isabella ha mostrato la situazione aggiornata delle risposte agli inviti dei candidati (vedi slide allegate all'agenda). Ci sono state un certo numero di rinunce e diverse sessioni hanno bisogno di rimpiazzi. Si e' deciso di procedere scorrendo le liste e chiediamo ai conveners locali di proporre dei rimpiazzi tenendo per quanto possibile conto del genere e della distribuzione geografica.
- Plenary sessions: a breve dovremmo cominciare a discutere del programma e degli speaker da invitare per le sessioni plenarie. Per avere una prima idea e abbiamo allegato il programma di ICHEP2018 a Seoul (l'ultima ICHEP svolta in presenza) invitiamo tutti a cominciare a pensarci.
- E' stato finalizzato l'accordo con PoS per la pubblicazione (online) dei proceedings. PoS ha gia' già assegnato un identificativo e una pagina (https://pos.sissa.it/414/) alla nostra conferenza.
Gruppi di lavoro
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- Laura per Il gruppo di comunicazione ed outreach ha presentato una serie di proposte di iniziative rivolte alla cittadinanza da svolgere in centro citta' (vedi slide allegate all'agenda). Nelle prossime settimane sara' necessario stringere i contatti con il comune e con la cineteca per cominciare a definire gli spazi che potremmo sfruttare ed i costi di eventuali allestimenti e servizi.
- Il gruppo degli sponsor ha gia' raccolto piu' del budget iniziale previsto con i soli sponsor istituzionali ed ha ora cominciato a contattare gli sponsor aziendali. C'e' stato qualche primo commento sui prezzi delle proposte di sponsorizzazione considerati un po' troppo alti. Aspettiamo di raccogliere maggiori feedback e discutiamone alla prossima riunione.
- Il gruppo che si occupa dei social sta brillamente continuando a far uscire post con la continuita' prevista (2 a settimana) chiunque possa contribuire e' piu' che benvenuto.
Prossima riunione: martedi' 22 febbraio ore 15:00
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