ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting

Tuesday 9 Nov 2021, 15:00 → 17:00 Europe/Rome

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Lorenzo Bellagamba (INFN Bologna), Paolo Giacomelli (INFN Bologna)

 

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Meeting ID: 617 2282 1476
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Minute riunione LOC 09/11/2021

Comunicazioni:
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Prima riunione con lo IAC prevista per mercoledi' 17 novembre. Nel corso della riunione oltre a presentare lo stato generale dell'organizzazione chiederemo feedback sul programma proposto per le sessioni parallele e suggerimenti sui conveners delle varie sessioni.
Nel frattempo in attesa dei suggerimenti dello IAC invitiamo tutti a suggerire candidati conveners.
Potete inserire i nomi su OneDrive al link
https://istnazfisnucl-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/bellag_infn_it/ERBFWqyzuBFAhPef99T_7LABOrT08aMZFirNoEdJi8Cjsw
I nomi vanno inseriti nelle colonne accanto ai conveners locali indicando l'isituzione e, se sperimentali, l'esperimento di appartenenza. E' veramente importante che ciascuno di noi contribuisca poiche' i tempi stringono e per inizio dicembre, una volta ricevuti anche le proposte dallo IAC, vorremmo definire una lista ed inviare i mail di notifica ai candidati.

Per quello che riguarda il programma delle sessioni parallele Concezio B. ci informa che per la comunita' del computing ICHEP costituirebbe quest'anno una importante opportunita' per presentare lavori e risultati considerando che la loro conferenza di riferimento (CHEP) e' stata annullata nel 2022 e spostata all'anno successivo. Si e' un po' discusso di questa esigenza e si e' arrivati alla conclusione che un allargamento delle sessioni dedicate al computing e' certamente possibile mantenendo pero' un certo equilibrio ed evitando di farlo a spese delle altre sessioni (magari provando a vedere se riusciamo a trovare dello spazio per una sala in piu' rispetto alle 10 previste).

Gruppi di lavoro:
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- Sponsors: ricevute un certo numero di risposte positive dalle istituzioni contattate. Le istituzioni che hanno risposto sono state messe in contatto con Noema per le pratiche amministrative necessarie per il trasferimento del supporto economico. Nella prossima riunione il gruppo di lavoro fara' un quadro completo della situazione con l'elenco delle istituzioni contattate e di quelle che hanno risposto.
- Supporto tecnico informatico: ci si sta attivando per il reperimento delle licenze Zoom necessarie (almeno 10 da 300 ed una da 3000 utenti). Nei prossimi giorni il gruppo contattera' direttamente Zoom per valutare le possibili soluzioni. Aggiornamenti alla prossima riunione.
- Social: occorre cominciare ad attivarsi per aprire i canali social (Facebook, Twitter), in modo tale che quando usciremo con il primo bollettino (intorno a meta' dicembre) siano attivi. Isabella G. organizzera' nei prossimi giorni una riunione con il gruppo per discutere di come procedere.
- Indico: Roberto P. e Francesca B. hanno cominciato a lavorarci. Non appena avremo l'endorsement del programma scientifico delle sessioni parallele da parte dello IAC occorrera' convergere piuttosto velocemente per la sezione di sottomissione degli abstract che dovrebbe essere pronta prima delle vacanze di Natale per i primi test, considerando che vorremmo aprire le sottomissioni dal 10 gennaio.

Prossima riunione: martedi' 23 novembre ore 15:00

1 Comunicazioni

Speakers: Lorenzo Bellagamba (INFN Bologna), Paolo Giacomelli (INFN Bologna)

2 Aggiornamenti dai gruppi di lavoro