ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting

Tuesday 28 Sept 2021, 15:00 → 17:00 Europe/Rome

online

Lorenzo Bellagamba (BO), Paolo Giacomelli (INFN Bologna)

 

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Meeting ID: 617 2282 1476
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Minute riunione LOC 28/09/2021

Comunicazioni:
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- IAC: e' stato finalizzato, a breve manderemo un mail a tutti i membri proponendo un doodle per fissare una prima riunione informativa.
- Logo: il bando e' in via di finalizzazione, dovremmo farlo partire entro la prossima settimana.
- Sito web: le richieste di modifica sono state discusse la scorsa settimana in una riunione dedicata con il fornitore.
Entro la settimana prossima vorremmo cercare di avere una versione del sito con le informazioni base da mettere online.                         
- Sponsor: per quanto riguarda gli sponsor istituzionali si e' pensato, dopo aver sentito anche quanto fatto nelle edizioni precedenti, di non chiedere una cifra fissata, ma di stressare il fatto che il contributo finanziario e' particolarmente importante per la sostenibilita' finanziaria dell'evento anche in considerazione della emergenza sanitaria e per favorire la partecipazione dai paesi svantaggiati (pandemia permettendo).
Mauro (Villa) ha confermato che la richiesta di finanziamento al Dipartimento di Bologna e' stata presentata. Massimilano (Fiorini) ci ha scritto che l'Universita' di Ferrara ha concesso il patrocinio e che la richiesta di contributo finanziario e' stata presentata al Dipartimento.
Ci sono aggiornamenti sui prezzi e gli allestimenti degli stand e su altre possibili offerte di visibilita' per gli sponsor (vedi slide allegate all'agenda e cataloghi su OneDrive in ICHEP2022_LOC/Sponsors).
Dopo la riunione Graziano (Bruni) ha fatto circolare all'interno del gruppo di lavoro una prima versione della lettera di richiesta di supporto economico agli sponsor istituzionali.

Programma sessioni parallele:
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Il programma era stato gia' discusso preliminarmente prima dell'estate (vedi slide allegate all'agenda). C'e' stata una osservazione sull'argomento della sostenibilita' che e' una questione molto sentita a tutti i livelli e che sarebbe bene evidenziare nel programma. E' stato deciso di rinominare la sessione sull'inclusione: "Diversity, inclusion and sustainability".
Come era stato gia' discusso c'e' l'idea di includere una sessione comune su "hidden sector" e c'e' stata qualche discussione se includere o meno "detection" nella sessione "Dark Matter (detection)". Nella prossima riunione dovremo arrivare al programma finale da sottoporre allo IAC.

Prossima riunione: martedi' 12 ottobre ore 15:00

 

1 Comunicazioni

Speakers: Lorenzo Bellagamba (INFN Bologna), Paolo Giacomelli (INFN Bologna)

loc_meeting_28092021.pdf

2 Aggiornamenti dai gruppi di lavoro

3 Programma scientifico sessioni paralele