Minute riunione LOC 05/04/2022
Comunicazioni
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- Affiliati di istituzioni russe
A seguito degli avvenimenti in Ucraina alcuni laboratori hanno vietato ai propri dipendenti la partecipazione a conferenze che hanno membri nei comitati o speaker di istituzioni russe.
In accordo con IUPAP, per evitare una discriminazione a livello del singolo individuo, abbiamo proposto una soluzione di mediazione chiedendo ai pochi che rientrano in questa casistica di comparire senza affiliazione o con affiliazione IUPAP. Uno (su tre) di questi ritiene non accettabile questa soluzione che e' invece ritenuta accettabile dai laboratori che avevano sollevato problemi.
Dopo un ulteriore giro di consultazione con IUPAP molto probabilmente comunicheremo allo IAC la nostra decisione di rimuovere questo collega dal comitato e vedremo se ci saranno commenti.
- Sottomissione Abstract
La scadenza per la sottomissione degli abstract e' stata prorogata al 15 aprile (era il 31 marzo).
Al 3 aprile sono stati raccolti ~ 950 talk e ~ 150 poster (il report di Roberto e' in allegato).
Non ci aspettiamo tantissime nuove sottomissioni nei prossimi 10 giorni ed e' necessario cominciare immediatamente la procedura di valutazione. Tutti i conveners sono stati avvisati, la scadenza tassativa per la valutazione delle sottomissioni e' il 24 aprile.
- Plenary sessions
Il documento con la bozza delle sessioni plenarie e' allegato all'agenda. Sono stati discussi e identificati per diversi dei talk i candidati speaker a cui chiedere prioritariamente la disponibilita'.
Nel documento trovate il nome del candidato speaker prescelto nella prima colonna a destra del programma, mentre nella colonna successiva sono elencate possibili alternative in caso di rinuncia.
Siete tutti pregati di controllare attentamente le proposte ed inserire possibili candidati soprattutto dove non e' ancora stato identificato un candidato preciso (caselle evidenziate in giallo).
Per bilanciare la distribuzione geografica, sarebbe utile trovare candidati provenienti da America del sud e centrale, Asia, Australia, Europa dell'est o Africa, al momento la stragrande maggioranza dei candidati proviene da US o Europa occidentale.
Gruppi di lavoro
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- Gruppo sponsor: La tabella aggiornata e' allegata all'agenda, grazie al lavoro del gruppo abbiamo raccolto una cifra molto superiore alle attese ed a quanto era stato preventivato nel budget.
A questo punto e' ora di tirare le somme, chiudere i pochi casi in sospeso entro Pasqua e cominciare a discutere con Noema e Bologna Congressi le collocazioni degli stand.
- Gruppo outreach: buone notizie per quanto riguarda le interazioni con l'universita' che si e' detta disponibile a collaborare ed in particolare ad aiutarci a trovare una collocazione per la HEPscape room.
Da ora in poi le riunioni saranno a cadenza settimanale.
Prossima riunione: martedi' 12 aprile ore 15:00
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