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ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting
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Description
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https://cern.zoom.us/j/61722821476?pwd=MEIyQ2k5YTUyQlpZYjVUZ01PdzJSdz09
Meeting ID: 617 2282 1476
Passcode: 528612
Minute riunione LOC 25/01/2022
Comunicazioni
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- Evento di outreach in Piazza Maggiore: venerdi' 21 gennaio abbiamo avuto un incontro con i responsabili degli uffici per la promozione culturale e turistica del comune. L'incontro e' stato molto positivo, il comune ci ha assicurato l'utilizzo di Piazza Maggiore e del palco allestito per gli eventi estivi per la serata di martedi' 12 luglio. Nei prossimi giorni avremo contatti diretti con la Cineteca per cominciare a discutere gli aspetti tecnici ed organizzativi. In parallelo possiamo procedere con la scelta e la richiesta di disponibilita' dei possibili ospiti e del conduttore e cominciare a ragionare sul tema ed il format dell'evento.
- Contratto per la sede: lunedi' 24 gennaio abbiamo avuto un incontro con Noema e Bologna Congressi per richiedere, vista la situazione di incertezza, una proroga della data limite per recedere dal contratto senza penali (la scadenza sarebbe stata il 30 gennaio). La trattativa e' stata condotta da Noema che ha fatto presente che in questo momento non ci sono le condizioni per poter garantire che l'evento si possa svolgere in presenza. Bologna Congressi ha preso atto e ci ha concesso una proroga fino all'11 marzo. Abbiamo quindi ancora un mese e mezzo per valutare l'evolversi della situazione sanitaria prima di prendere una decisione definitiva.
- Grazie al lavoro di Roberto, che ha allestito l'ambiente Indico, abbiamo aperto le registrazioni e la sottomissione degli abstract. Nei prossimi giorni dovremmo far circolare il primo bollettino (gia' preparato ed allegato all'agenda). A questo scopo abbiamo preparato un documento xls su OneDrive (il link e' indicato nell'agenda) dove raccogliere gli indirizzi e-mail degli speakers committee dei grandi esperimenti e di tutti i contatti che possono essere utili a far circolare l'informazione nella nostra comunita'. Siete tutti invitati a contribuire aggiornando il documento con qualunque contatto riteniate possa essere utile.
- Abbiamo cominciato ad inviare le richieste di accettazione ai candidati convener. Purtroppo ci sono state un certo numero di rinunce e dovremmo quindi a breve discutere e prevedere le necessarie sostituzioni. Segnaliamo che i conveners locali di alcune sessioni non hanno ancora provveduto (come richiesto) ad inserire gli indirizzi email dei loro candidati colleghi nel documento xls su OneDrive. Chiediamo nuovamente di provvedere il prima possibile, e' assolutamente urgente contattarli per chiedere la loro disponibilita'. Il link al documento xls con la lista dei conveners e' indicato nell'agenda subito sotto il link alla connessione zoom.
Concorso per il logo
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Francesca ha presentato un resoconto dei lavori della commissione del concorso per il logo ed il poster.
Le slide, che mostrano i primi 5 classificati oltre a qualche progetto piu' curioso, sono allegate all'agenda.
Gruppi di lavoro
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- Sono stati aperti i canali social (facebook, twitter, instagram) grazie ai gruppo di lavoro sulla comunicazione e sull'outreach coordinati da Silvia. Si sta raccogliendo il materiale per i prossimi post (il piano e' quello di avere un buffer disponibile in modo da procedere con un paio di post a settimana). Naturamente tutti sono invitati
a contribuire, la mailing list a cui iscriversi per tenersi informati e contribuire e’: ichep2022_socialnet@lists.infn.it
- il gruppo sponsor, dopo aver contattato con ottimo successo gli sponsor istituzionali, sta approntando una lista di aziende che operano nel nostro ambiente che potrebbero aver interesse ad ottenere visibilita' nella conferenza. La brochure con le offerte di sponsorizzazione e' stata aggiornata secondo le richieste del gruppo di lavoro e puo' essere utilizzata per contattare le aziende.
Prossima riunione: martedi' 8 febbraio ore 15:00
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