ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting
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Meeting ID: 617 2282 1476
Passcode: 528612
Comunicazioni:
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Situazione della pandemia ed accordi per la sede
C’e' preoccupazione per l’evoluzione della pandemia e le prospettive di una partecipazione in presenza molto minore alle attese. Paolo e Lorenzo ricordano che il contratto con Bologna Congressi prevede una certa flessibilita’ sia sugli spazi che sulle possibilita’ di recesso per cause di forza maggiore dovute all’emergenza sanitaria. In ogni caso, considerata la criticità della situazione attuale, e’ previsto un incontro con Bologna Congressi alla fine del mese per meglio delineare i possibili scenari che dovremo affrontare nei prossimi mesi e chiedere massima flessibilita’ in modo da poter prendere decisioni finali fino a poco prima della conferenza.
Apertura registrazioni e sottomissioni abstract
La procedura per le registrazioni e’ a buon punto, stanno per essere finalizzati gli ultimi dettagli e dovremmo essere in grado di aprire ad inizio della prossima settimana. Anche la procedura di sottomissione degli abstract e’ quasi pronta per essere messa online, mancano ancora, per alcune sessioni, le brevi descrizioni che dovrebbero indirizzare la sottomissione degli abstract, i convener locali che non lo hanno ancora fatto sono invitati a provvedere al piu’ presto (Roberto P. ha inviato un reminder a questo scopo).
Concorso logo
Le procedure per la selezione del logo si sono rivelate piu’ complicate del previsto a causa dell’enorme numero di proposte pervenute (circa 350). Lunedi’ c’e’ stata una prima riunione della commissione che ha prodotto una short list ancora da discutere ed approfondire, i lavori verranno conclusi entro l’inizio della prossima settimana.
Evento outreach
Avuta la conferma della disponibilita’ del palco in Piazza Maggiore per la sera di martedi’ 12 luglio. Occorre cominciare a pensare a format, ospiti e conduttore.
Gruppi di lavoro
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Comunicazione e outreach
Silvia Biondi (presente in riunione) coordinera’ la gestione dei ‘social’. Il gruppo di lavoro si sta organizzando per preparare del materiale per i primi post. L’idea e’ di cercare di partire con l’apertura degli account entro la prossima settimana, una volta che avremo definito il logo della conferenza e poi mantenere attivi gli account con ~ 2/3 post per settimana.
Proceedings
Andrea P. ricorda che abbiamo ricevuto un'offerta da PoS per la pubblicazione dei proceedings della conferenza. PoS e' stata adottata dall'ultima edizione di ICHEP e noi stessi avevamo avuto una esperienza positiva con loro per LHCP 2018. Il LOC e' d'accordo a procedere con la trattaiva e ad inviare le ulteriori informazioni richieste da PoS per la definizione di una proposta di contratto.
Prossima riunione martedi' 25 gennaio ore 15:00