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ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting
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Description
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https://cern.zoom.us/j/61722821476?pwd=MEIyQ2k5YTUyQlpZYjVUZ01PdzJSdz09
Meeting ID: 617 2282 1476
Passcode: 528612
Minute riunione LOC 23/11/2021
Comunicazioni:
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Report sul primo meeting con lo IAC che si e' svolto mercoledi' 17 novembre.
Hanno partecipato circa il 50% dei membri (~ 25 persone presenti). Paolo ha presentato lo stato dell'organizzazione ed i piani per i prossimi mesi ed abbiamo chiesto commenti sul programma delle sessioni parallele (deadline mercoledi' 24 novembre) e suggerimenti sui conveners delle varie sessioni (deadline mercoledi' 1 dicembre).
Ci sono stati alcuni commenti sulla difficolta' di organizzazione di un evento ibrido in quanto le esigenze di chi partecipa in presenza e da remoto sono molto differenti. Noi abbiamo chiarito che quello che possiamo regionevolmente prevedere e' la diretta zoom, la registrazione di tutte le sessioni e particolare attenzione agli orari per gli speaker che intervengono da remoto.
Ci sono stati anche alcuni commenti contrastanti sulle fee per la partecipazione da remoto (200/100 Euro senior/studenti). Un paio di interventi sostenevano che fossero un po' troppo alte, mentre per uno degli organizzatori della scorsa edizione di ICHEP le cifre sono ragionevoli. Noi abbiamo risposto che fee troppo basse potrebbero
disincentivare la partecipazione in presenza anche per le provenienze dai paesi meno affetti dalla pandemia. Abbiamo comunque assicurato che ci saranno forti riduzioni per i paesi con restrizioni in entrata e uscita.
Si e' anche discusso della richiesta di aumentare lo spazio a disposizione del computing, considerando la cancellazione di CHEP. Non ci sono state obiezioni a patto che questo non vada a discapito delle altre sessioni.
Come ultimo argomento si e' discusso di misure anti-covid, ed abbiamo convenuto sulla necessita' di mettere a disposizione alcuni servizi come la possibilita' di effettuare tamponi rapidi on site ed avere la disponibilita' di luoghi dove passare eventuali quarantene. Come fatto notare durante la riunione del LOC, queste cose andranno certamente fatte in accordo con la ASL.
Report gruppo di lavoro su Equality, Diversity and Inclusion:
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Alessia ha presentato le proposte del gruppo di lavoro, in particolare ci sono una serie di raccomandazioni di IUPAP a cui dobbiamo attenerci. Il gruppo di lavoro ha prodotto una proposta pressoche' finale per il recepimento di queste raccomandazioni. Al piu' presto pubblicheremo questa policy sulla home page e sulla pagina indico quando sara' pronta. Si propone anche di contattare i gruppi che collaborano ai vari progetti europei ed internazionali che lavorano su queste tematiche per sollecitare la sottomissione di abstract. I dettagli sono nelle slide allegate all'agenda.
Report Sponsors:
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Mauro ha presentato un riassunto della situazione riguardo ai contributi degli sponsors istituzionali (vedi slide allegata all'agenda). Un buon numero di istituzioni internazionali hanno dato risposte positive e, includendo anche il supporto INFN e IUPAP, siamo ad una cifra raccolta intorno ai 65 kEuro che e' gia' all'interno dell'intervallo previsto.
Mancano da contattare alcune istituzioni italiane e poi, prima della fine dell'anno, occorrera' partire con gli sponsor aziendali facendo circolare un depliant informativo che e' in corso di preparazione.
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