ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting

Tuesday 27 Jul 2021, 15:00 → 17:00 Europe/Rome

online

Lorenzo Bellagamba (BO), Paolo Giacomelli (INFN Bologna)

Join Zoom Meeting
https://cern.zoom.us/j/69703653052?pwd=NU5hQWZRK1NCQzQ0anZSTEdYVERDUT09
Meeting ID: 697 0365 3052
Passcode: 115022

Minute meeting LOC del 27/07/2021

Comunicazioni
============

- sono state inviate alla ditta che si occupa del sito web le informazioni da inserire nella versione preliminare del sito che dovrebbe essere disponibile a breve ad un indirizzo ad accesso ristretto.
In particolare la composizione del LOC, i loghi delle istituzioni partner (al momento INFN e IUPAP) ed i banner proposti da Francesca Cuicchio (grafica dell’ufficio comunicazione INFN).
Riguardo ai banner, Francesca C., su nostra richiesta discussa alla riunione precedente, ne ha preparato uno (allegato all’agenda) che unisce i motivi delle torri e dei portici. Dopo una discussione ed una votazione, e’ stato deciso a maggioranza che il banner con i soli portici e’ preferibile (in particolare quello con fondo scuro). Verra’ percio’ chiesto alla ditta di utilizzare questo per la versione preliminare.

- l’ufficio comunicazione INFN ha offerto la sua collaborazione per la gestione delle comunicazioni istituzionali della conferenza.
La responsabile, Antonella Vareschin, ci assegnera’ un paio di persone che saranno dedicate a questo compito.
Francesca Scianitti (ufficio comunicazioni INFN, responsabile per l’outreach) deve contattare Farinelli (direttore della Cineteca di Bologna) per una serie di possibili iniziative e gi parlera’ anche della nostra idea di organizzare eventi collegati alla conferenza.

- Laura e Mauro hanno inviato la richiesta di patrocinio all’Università’ di Bologna  (il giorno dopo il meeting e’ arrivata la conferma che la richiesta e’ stata accettata e che abbiamo quindi il permesso di usare il logo di Unibo).

- Abbiamo cominciato ad inviare le richieste di adesione allo IAC


Gruppi di lavoro
=============

- Sito web: Stefano ha confermato che l’ambiente di lavoro per la ditta fornitrice e’ stato preparato e che la ditta ha cominciato a lavorarci.

- Concorso logo: Alberto ha avuto diversi scambi con AIAP. Il pacchetto che ci hanno offerto per seguire completamente la procedura del bando e’ troppo costoso (3500 Euro). Considerando che molte delle cose che offrono non sono per noi essenziali, Alberto cercherà’ di contrattare uno sconto sostanziale richiedendo come servizi soltanto la revisione del bando e la sua pubblicizzazione tramite i loro canali.
Il gruppo e’ gia al lavoro sulla stesura del bando, occorrerebbe essere pronti ad inizio settembre per farlo partire.

Prossima riunione martedi' 24 agosto ore 15:00

15:00 → 15:30 Comunicazioni

Speakers: Lorenzo Bellagamba (INFN Bologna), Paolo Giacomelli (INFN Bologna)

selezionato_Ichep_banner.pdf

15:30 → 16:00 Aggiornamenti dai gruppi di lavoro