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ICHEP 2022 Local Organizing Committee meeting
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Description
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https://cern.zoom.us/j/69703653052?pwd=NU5hQWZRK1NCQzQ0anZSTEdYVERDUT09
Meeting ID: 697 0365 3052
Passcode: 115022
Minute riunione LOC 29/06/2021
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Comunicazioni
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La discussione sull’organizzazione della sessione hidden/dark sector, che era rimasta in sospeso, e’ rimandata ad una prossima riunione quando tutte le persone interessate saranno presenti, d’altra parte non c’e’ al momento urgenza di entrare nei dettagli del programma scientifico.
L’International Advisory Committee e’ stato quasi completamente definito in accordo con la commissione C11 di IUPAP e nei prossimi giorni cominceremo ad inviare le notifiche con la richiesta di accettazione dell’incarico.
Si e’ pensato, come era stato fatto per altre conferenze organizzate in precedenza, di affiancare ai chair due o tre persone nel ruolo di segretari scientifici. L’idea e’ che queste persone collaborino a tutti gli aspetti dell’organizzazione della conferenza con una divisione dei compiti che sara’ decisa piu’ avanti. Si sollecitano eventuali candidature tenendo in debita considerazione che l’impegno richiesto e’ per una frazione non trascurabile
del tempo di lavoro.
Report dei gruppi di lavoro
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Il gruppo di lavoro sul sito web ha preso contatti diretti con la ditta che si occuperà’ della sua realizzazione. In particolare Stefano (Antonelli) ha discusso le questioni tecniche su quali macchine utilizzare e come accedervi. Il sito risiedera’ su una macchina del CNAF ed avrà’ una copia ai laboratori di Legnaro in modo da avere ridondanza in caso di problemi alla macchina CNAF. Nei prossimi giorni e’ previsto un ulteriore incontro per entrare piu’ nel dettaglio sulla struttura e sulla grafica. Francesca Cuicchio, la grafica dell’ufficio comunicazione INFN, sta lavorando ad una proposta di veste grafica per il sito che dovrebbe essere disponibile entro la prossima settimana.
Il gruppo di lavoro sugli sponsor si e’ riunito nei giorni scorsi, Pietro (Antonioli) ci ha riportato i risultati di questo primo incontro. L’idea e’ di partire prima di tutto con le richieste per i laboratori che sono piu’ semplici e non richiedono la preparazione di un tariffario con diverse possibilita’ che sara’ invece necessario per coinvolgere possibili sponsor tecnici o locali.
Per i laboratori includeremo il logo sulla pagina web, su poster ed altro materiale della conferenza, non potremo quindi richiedere grosse cifre. Sarebbe utile contattare gli organizzatori delle conferenze precedenti per avere qualche idea a riguardo.
Il gruppo di lavoro sulla comunicazione sta procedendo con il concorso per il logo. Alberto (Cervelli) ha contattato l’AIAP (associazione italiana design della comunicazione visiva) che ci ha offerto aiuto nella preparazione e divulgazione del bando di concorso. Nella preparazione del bando sara’ importante dare alcune indicazioni di massima in modo da ottenere prodotti in linea con le nostre attese. Anche la grafica provvisoria che Francesca Cuicchio sta preparando potrebbe essere una buona indicazione da includere nel bando. Considerando che il logo dovra’ inserirsi in una veste grafica piu’ ampia, si potrebbe anche richiedere, oltre al logo, una possibile rielaborazione coordinata di tutta la veste grafica.
Prossima riunione martedì’ 13 luglio ore 15:00
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