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Meeting ID: 617 2282 1476
Passcode: 528612
Minute riunione LOC 14/09/2021
Comunicazioni:
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Aggiornamento stand per sponsor: gli spazi standard sono 2x3, 3x3, 3x4 m^2 o multipli.
I costi tipici per l'allestimento ~ 1200/1500 Euro. Bologna Congressi ci ha presentato alcune proposte di sistemazione degli stand (vedi slide in agenda).
Sponsor:
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Mauro Villa sta seguendo la richiesta di supporto economico dal Dipartimento, la richiesta verra' inoltrata a breve.
Concezio Bozzi si sta interessando per il patrocinio ed eventuale supporto da parte dell'Universita' di Ferrara.
Diventa piuttosto urgente preparare la lista e la richiesta di supporto per istituzioni e laboratori.
Sito web:
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E' stata discussa la prima bozza del sito web, qui di seguito sono riportate le richieste di modifica che vorremmo fossero implementate:
- font piu' grandi per migliorare la leggibilita';
- spostare il banner all'inizio della pagina, eliminare tutto quello che sta sopra il banner (inutile ripetere ICHEP 2022 sopra il banner), spostare la banda dei menu sotto al banner con background dello stesso colore del banner e menu' in bianco (vedi http://ichep2020.org/);
- inserire un modulo slideshow/carousel con news da mettere in particolare evidenza (vedi http://www.ichep2018.org/);
- dare maggior risalto alle icone social lasciando solo twitter e facebook (linkedin e pinterest si possono togliere);
- valutare la "responsivity" del sito ed il comportamento al variare dei device;
- in definitiva la pagina iniziale dovrebbe contenere soltanto poche cose fondamentali, i menu' dovrebbero ridirezionare ad altre pagine (vedi i due siti citati sopra);
- ci piacerebbe che nella pagina iniziale comparisse in bella evidenza un countdown all'inizio della conferenza.
Sarebbe bene programmare a breve un incontro con il fornitore per andare piu' nel dettaglio e discutere la fattibilita' di queste richieste. Altra cosa importante e' che alcuni membri del LOC siano messi in grado di fare modifiche/correzioni/inserimenti di testi senza dover passare tutte le volte per il fornitore. A questo scopo una sessione di tutoraggio sulla struttura del sito ed un minimo di istruzione scritta su come fare semplici operazioni di editing sarebbe auspicabile.
Concorso per il logo:
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Il giorno successivo alla riunione del LOC Lorenzo Bellagamba e Francesca Cavallo hanno avuto un incontro con un rappresentante di AIAP.
AIAP ci fornira' consulenza per la revisione del bando (sia in inglese che in italiano), per la sua pubblicizzazione attraverso i loro canali, nonche' collaborazione nella valutazione dei prodotti con un loro membro che fara' parte della commissione giudicatrice. Il costo della loro consulenza sara' di 1500 Euro.
Come tempistiche ci consigliano di tenere il bando aperto per almeno due mesi, questo significa che partendo ad inizio ottobre chiuderemmo a fine novembre con due settimane di tempo per decidere il vincitore ed avere il logo per meta' dicembre.
Come premi il consiglio e' di mettere il grosso del budget su un unico premio principale ed eventualmente un premio minore per giovani (nel bando andra' ben specificato come comportarsi nel caso il vincitore assoluto sia un giovane).
Ci e' stato anche detto che ha senso, oltre al logo, richiedere una proposta di poster (in questo caso andranno specificati gli spazi per i testi ed eventuali altri loghi, ma forse si puo' semplicemente mettere uno dei poster di una precedente ICHEP come esempio).
Ci sono poi stati dati tutta una serie di suggerimenti su altri aspetti come quello della sottomissione dei prodotti e
su un allegato al bando che chiarisca a grandi linee quello che vorremmo il logo rappresentasse e comunicasse.
Ci hanno messo a disposizione alcuni dei bandi piu' recenti come riferimento per rifinire la bozza che abbiamo preparato.
Siamo rimasti d'accordo che a breve invieremo loro la nostra bozza in italiano per una loro revisione.
Una volta che la versione in italiano sara' definitiva la tradurremo in inglese e la ripasseremo a loro per
un'ultima revisione.
Prossima riunione LOC: martedi' 28 settembre ore 15:00